ARTIKEL ILMIAH : Kearsipan

" Pelestarian Arsip sebagai Upaya Menjaga Jati Diri Bangsa Indonesia di Era Globalisasi "

oleh: Arina Faila Saufa

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Arsip adalah sesuatu yang sudah tidak asing lagi bagi kita. Hampir di semua lembaga ataupun perusahaan mempunyai berkas-berkas arsip. Karena siapapun  itu ketika dia melakukan suatu kegiatan  pasti akan menciptakan arsip. Baik itu dari lingkup yang sangat luas sampai dengan yang sangat sederhana. Contoh saja di lingkup yang sangat sederhana adalah diri kita. Masing-masing orang pasti mempunyai berkas-berkas yang sangat penting sehingga mengharuskan untuk disimpan karena suatu saat nanti bisa dibutuhkan, seperti: akta kelahiran, Kartu Tanda Penduduk, Surat Ijin Mengemudi, sertifikat-sertifikat penghargaan, ijazah dari sekolah, rapor, dan masih banyak lagi yang lain. Dari masing-masing berkas tersebut apabila dikumpulkan  maka akan menciptakan suatu berkas yang dinamakan arsip karena kita sudah melakukan suatu kegiatan tersebut. Apalagi jika itu sudah menyangkut dengan lingkup yang lebih luas lagi seperti daerah kabupaten/kota, provinsi, ataupun bangsa. Pasti arsip yang bisa diciptakan akan semakin banyak.

Ironisnya, meskipun sudah cukup tahu kalau arsip adalah sesuatu yang penting tetapi masih saja banyak orang yang mengabaikannya. Gambaran arsip yang masih melekat pada kebanyakan orang yaitu bahwa arsip adalah sesuatu yang terbuang, tua, usang, kotor, tidak berguna, tidak penting, dll yang menjadikan semakin menurunnya kesadaran dan pemahaman akan pentingnya menjaga arsip. Sehingga menyebabkan arsip semakin tidak diperhatikan dan terabaikan. Pada tingkat organisasi (negara)  arsip baru dirasakan  kebutuhannya ketika terjadi kasus, terutama kasus yang merugikan negara seperti korupsi yang saat ini kian marak pemberitaannya. Meskipun tidak terekspos secara nyata, pada kasus-kasus korupsi, tampak secara implisit bagaimana peranan arsip sebagai bahan bukti bagi para penyelidik. Tetapi meskipun begitu, peran arsip masih belum bisa terlihat dan dirasakan oleh masyarakat di permukaan.

Arsip mempunyai manfaat yang sangat besar disemua lembaga yang menciptakannya terutama untuk kepentingan bangsa yaitu untuk menjaga jati diri suatu bangsa tersebut. Jati diri suatu bangsa dikatakan sangat penting karena dapat menjadi simbol dan karakter suatu bangsa. Selain itu jati diri suatu bangsa itulah yang menjadi acuan atau pedoman bagi kita sebagai warga negara. Oleh karena itulah mengapa jati diri bangsa kita harus kita jaga.

Era globalisasi adalah masa dimana antar individu, antar kelompok, bahkan antar dunia saling bergantung kepada perdagangan, investasi, style, fashion, dan teknologi yang sifatnya mendunia atau global. Pada masa ini, perubahan tata nilai dan sikap dari manusia akan semakin mudah dialami, sehingga menyebabkan pergeseran tingkat tata nilai kehidupan. Hal ini sudah mulai dialami oleh bangsa Indonesia. Bangsa Indonesia semaikn banyak yang meninggalkan budaya dan adat istiadatnya yang merupakan jati diri dari bangsa Indonesia. Di sinilah peran pelestarian arsip dibutuhkan. Arsip akan menjadi bukti otentik untuk menjaga jati diri bangsa. Tetapi sampai saat ini masih banyak orang yang belum mempunyai pengalaman cukup tentang bagaimana melestarikan arsip.

B.     Rumusan Masalah

Berawal dari latar belakang masalah di atas, maka penulis merumuskan masalah sebagai berikut:

1.      Bagaimana cara menjaga jati diri bangsa Indonesia di era globalisasi?

2.      Sejauh mana peran arsip dalam menjaga jati diri bangsa Indonesia di era globalisasi?

3.      Bagaimana cara melestarikan arsip sebagai upaya penyelamatan jati diri bangsa Indonesia di era globalisasi?

C.    Tujuan Penulisan

Tujuan dari penulisan karya tulis ilmiah ini adalah:

1.      Mengetahui bagaimana cara menjaga jati diri bangsa Indonesia di era globalisasi

2.      Mengetahui peran arsip dalam menjaga jati diri bangsa Indonesia di era globalisasi

3.      Mengetahui bagaimana cara melestarikan arsip untuk menyelamatkan jati diri bangsa Indonesia di era globalisasi

D.    Manfaat Penulisan

Dari penulisan karya tulis ilmiah ini, penulis berharap dapat memberikan  manfaat yaitu:

1.      Memberikan pengetahuan tentang pentingnya menjaga jati diri bangsa Indonesia

2.      Memberikan informasi kepada pembaca tentang pentingnya menjaga arsip

3.      Memberikan informasi kepada pembaca bahwa arsip juga berperan dalam menjaga jati diri bangsa

4.      Memberikan pengetahuan kepada pembaca bagaimana menjaga dan melestarikan arsip dengan baik dan profesional

BAB II

KAJIAN PUSTAKA

A.    Era Globalisasi di Indonesia

Era globalisasi menurut Mochtar Buchori (1995 : 140) adalah "proses yang mendorong umat manusia untuk beranjak dari cara hidup dengan wawasan nasional menuju ke arah cara hidup dengan wawasan global". Dalam wawasan ini dunia dipandang sebagai suatu sistem yang utuh, bukan hanya ditinjau dari letak geografis yang bernama negara atau bangsa. Situasi kehidupan yang bersifat global inilah, gejala dan masalah tertentu hanya dapat dipahami dan diselesaikan dengan baik jika masyarakat sebagai bagian dari negara atau bangsa mampu meletakkan kerangka yang bersifat global, bukan dalam kerangka lokal, nasional atau regional. Sedangkan pengertian globalisasi secara luas globalisasi yang ingin menciptakan suatu kesatuan negara dengan meminimalisasi batas-batas territorial maupun kebijakan-kebijakan  regional atau dengan kata lain bagaimana menciptakan kekuatan dunia yang kuat.

Sampai saat ini kemajuan era globalisasi masih mengalami pro dan kontra. Hal ini disebabkan karena globalisasi selain memberikan dampak positif juga memberikan banyak dampak negatif. Salah satunya adalah terhadap jati diri dari bangsa Indonesia. misalnya perubahan budaya yang terjadi di dalam masyarakat tradisional, yakni perubahan dari masyarakat tertutup menjadi masyarakat yang lebih terbuka, dari nilai-nilai yang bersifat homogen menuju pluralism,  nilai dan norma sosial merupakan salah satu dampak dari adanya globalisasi. Di era globalisasi ini, setiap bangsa bebas keluar masuk memberikan pengaruhnya kepada bangsa lain. Akibatnya, berbagai paham dan ideologi pun masuk ke bangsa lain, begitu pula bangsa Indonesia. Berbagai paham  masuk ke Indonesia, baik itu paham yang berguna untuk kemajuan bangsa maupun paham yang dapat merusak moral bangsa.

Beberapa dampak yang bisa ditimbulkan dari era globalisasi adalah:

            Dampak positif :

a.       Perubahan Tata Nilai dan Sikap

Adanya modernisasi dan globalisasi dalam budaya menyebabkan pergeseran nilai dan sikap masyarakat yang semua irasional menjadi rasional.

b.      Berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi

Dengan berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi masyarakat menjadi lebih mudah dalam beraktivitas dan mendorong untuk berpikir lebih maju.

c.       Tingkat Kehidupan yang lebih Baik

Dibukanya industri yang memproduksi alat-alat komunikasi dan transportasi yang canggih merupakan salah satu usaha mengurangi penggangguran dan meningkatkan taraf hidup masyarakat.

            Dampak negatif:

a.       Pola Hidup Konsumtif

Perkembangan industri yang pesat membuat penyediaan barang kebutuhan masyarakat melimpah. Dengan begitu masyarakat mudah tertarik untuk mengonsumsi barang dengan banyak pilihan yang ada.

b.      Sikap Individualistik

Masyarakat merasa dimudahkan dengan teknologi maju membuat mereka merasa tidak lagi membutuhkan orang lain dalam beraktivitasnya. Kadang mereka lupa bahwa mereka adalah makhluk sosial.

c.       Gaya Hidup Kebarat-baratan

Tidak semua budaya Barat baik dan cocok diterapkan di Indonesia. Budaya negatif yang mulai menggeser budaya asli adalah anak tidak lagi hormat kepada orang tua, kehidupan bebas remaja, dan lain-lain.

B.     Jati Diri Bangsa Indonesia

Jati diri adalah Identitas atau sifat-sifat khas yang melekat pada suatu  hal sehingga menunjukkan suatu keunikkannya serta membedakannya dengan hal-hal lain. Sedangkan bangsa adalah  nasional atau nasion yang menunjukkan kesatuan komunitas sosio-kultural tertentu yang memiliki semangat, cita-cita, tujuan serta ideologi bersama. Jadi jati diri bangsa Indonesia adalah  ciri-ciri atau sifat-sifat khas bangsa Indonesia yang membedakannya dengan bangsa-bangsa lain di dunia.

Indonesia terdiri dari berbagai macam suku, bangsa, agama, dan pulau-pulau yang dipisahkan oleh lautan. Oleh karena itu, nilai-nilai yang dianut masyarakatnyapun berbeda-beda. Nilai-nilai tersebut kemudian disatupadukan dan diselaraskan dalam Pancasila. Nilai-nilai ini penting karena merekalah yang mempengaruhi identitas bangsa. Identitas atau jati diri dapat memiliki dua arti, yaitu:

a.       identitas atau jati diri yang menunjuk pada ciri-ciri yang melekat pada diri seseorang atau sebuah benda.

b.       Identitas ata jati diri dapat berupa surat keterangan yang menjelaskan pribadi sesorang dan riwayat hidup seseorang.

Identitas nasional terbentuk sebagai rasa bahwa bangsa Indonesia mempunyai pengalaman bersama, sejarah yang sama, dan penderitaan yang sama. Identitas nasional diperlukan dalam interaksi karena di dalam setiap interaksi para pelaku mengambil suatu posisi dan berdasarkan posisi tersebut para pelaku menjalankan peran-perannya sesuai dengan corak interaksi yang berlangsung, maka dalam berinteraksi seseorang berpedoman pada kebudayaanya . Jika kebudayaan dikatakan bagian dari identitas nasional maka kebudayaan itu juga dapat dijadikan pedoman bagi manusia untuk berbuat dan bertingkah laku.

Ada beberapa unsur pembentuk jati diri bangsa Indonesia, yaitu:

1.       Pancasila

Karena Pancasila sebagai Lambang negara Indonesia yang menjadi Ideologi bangsa Indonesia dalam kehidupan bangsa Indonesia dan sebagai pandangan hidup bangsa Indonesia.

2.       Undang-Undang Dasar 1945

Karena UUD 1945 sebagai aturan yang membentuk karakter orang Indonesia.

3.       NKRI (Negara Kesatuan Republik Indonesia)

Sebuah negara yang terdiri dari banyak pulau tapi bisa bersatu sebagai satu negara.

4.       Bhinneka Tunggal Ika

Sebagai semboyan bangsa Indonesia yang mempersatukan bangsa Indonesia yang terdiri dari berbagai macam suku dan budaya serta agama yang mengajarkan agar tidak membedakan satu dengan lain nya. 

Itulah beberapa unsur pembentuk identitas dari bangsa Indonesia yang memang wajib kita jaga. Ada beberapa contoh yang menjadi identitas atau jati diri bangsa Indonesia, yaitu:

1.      Bahasa Nasional atau bahasa persatuan yaitu Bahasa Indonesia

2.      Bendera Negara yaitu Bendera sang merah putih

3.       Lagu kebangsaan yaitu Indonesia Raya

4.      Lambang Negara yaitu Pancasila

5.        Semboyan Negara yaitu Bhieneka Tunggal Ika

6.       Konstitusi (Dasar Hukum) negara yaitu UUD 1945, dll

C.    Arsip Menjaga Jati Diri Bangsa Indonesia

Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, arsip adalah simpanan surat-surat penting. Berdasarkan pengertian ini, tidak semua surat dikatakan arsip. Surat dinyatakan sebagai arsip jika memenuhi persyaratan berikut ini:

a.       Surat tersebut harus masih mempunyai kepentingan bagi organisasi/lembaga baik untuk masa kini dan masa yang akan datang.

b.      Surat yang menyimpan kepentingan tersebut disimpan menurut sistem tertentu sehingga memudahkan temu balik bila diperlukan kembali.

Lembaga Administrasi Negara (LAN) memberikan pengertian arsip sebagai berikut (Buku Pedoman Tata Surat-Menyurat dan Kearsipan, 1972):

“Arsip adalah segala kertas naskah, buku, foto, film, mikrofilm, rekaman suara, gambar peta, bagan, atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, aslinya atau salinannya, serta dengan segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi, fungsi-fungsi, kebijaksanaan-kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur- prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan-kegiatan pemerintah yang lain, atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya”.

Salah satu fungsi arsip adalah sebagai memori kolektif bangsa untuk menjadikannnya kedalam proses subjektif yang menceritakan pengalaman masa lalu suatu bangsa yang berguna untuk membantu identitas kolektif suatu bangsa. Arsip merupakan memori kolektif bangsa, karena melalui arsip dapat tergambar perjalanan sejarah bangsa dari masa ke masa. Memori kolektif tersebut adalah identitas dan harkat sebuah bangsa. Diperlukan kesadaran akademis yang dilandasi oleh beban moral untuk menyelamatkan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban nasional sekaligus sebagai warisan budaya bangsa, dapat menghindari hilangnya informasi sejarah perjalanan sebuah bangsa serta harkat sebagai bangsa yang berbudaya. Dengan arsip-arsip tersebut, perjalanan sejarah suatu bangsa bisa ditelusuri dan kemudian diketahui. Lewat badan kearsipan nasional, arsip-arsip tersebut disimpan, dirawat, dijaga dan dipelihara dari segala hal yang bisa merusak dan bahkan yang bisa membuat hilang baik fisik maupun informasi. Jika arsip tersedia dan dikoordinir oleh suatu lembaga Negara maka akan mudah bagi masyarakat luas untuk mendapatkan akses terhadap arsip, dan tentunya akan diketahui nasib serta perjalanan bangsa dari waktu ke waktunya. Tetapi Sejarah perjalan bangsa jadi tidak berfungsi jika tidak ada ingatan yang diwujudkan dalam bentuk arsip yang memungkinkan kesinambungan dan konsistensi dalam kehidupan berbangsa serta tidak akan pernah ada memori kolektif bangsa jika arsip tidak ada.

BAB III

PEMBAHASAN

A.    Menjaga Jati Diri Bangsa Indonesia di Era Globalisasi

Era globalisasi merupakan masa dimana semua orang semakin mengikuti trend dunia atau global. Manusia semakin bersifat individualistis dan tidak bermoral. Sudah hampir di semua Negara di dunia yang merasakan keresahan akibat dampak negatif dari era globalisasi dan modernisasi, termasuk bangsa Indonesia. Sudah semakin banyak dari bangsa Indonesia yang lupa akan budaya, adat istiadat, nilai-nilai moral, dan nilai-nilai sejarah yang membangun bangsa Indonesia. Bangsa Indonesia mulai lupa dengan harta berharga yang ditinggalkan para pahlawan serta semua perjuangan dari para pahlawan yang berjuang untuk kemerdekaan bangsa. Hal ini disebabkan karena dampak negatif yang diberikan dari globalisasi. Bangsa Indonesia semakin mendewakan teknologi, mulai mengikuti budaya kebarat-baratan, serta meninggalkan nilai moral bangsa. Inilah yang menyebabkan bangsa Indonesia mulai kehilangan jati diri atau identitas bangsa. Padahal jika kita pahami, bangsa Indonesia adalah bangsa yang kaya akan budaya dan nilai-nilai perjuangan, sehingga dapat membentuk bangsa Indonesia yang hebat dan bermartabat.

Perlu kita ketahui bahwa bangsa Indonesia telah banyak meninggalkan nilai-nilai sejarah yang membentuk jati diri bangsa seperti: pancasila sebagai landasan bangsa Indonesia, UUD 1945 sebagai pembentuk karakter bangsa Indonesia, bhineka tunggal ika sebagai semboyan yang mempersatukan bangsa Indonesia, dan masih banyak yang lainnya. Sebagai bangsa Indonesia yang bersatu sudah seharusnya menjaga nilai-nilai sejarah tersebut sebagai upaya agar identitas dari bangsa Indonesia tidak hilang. Dampak era globalisasi saat ini sangat berpengaruh terhadap bangsa terutama bagi para generasi muda. Banyak sekali generasi muda bangsa Indonesia yang mulai kehilangan jati diri bangsa Indonesia. Bahkan sudah banyak yang mulai melupakan sejarah bangsa Indonesia. Padahal sebagai generasi muda sudah seharusnya menjaga dan menerapkan jati diri bangsa. Karena pemudalah yang dijadikan sebagai penerus bangsa.

Menjaga jati diri bangsa di era globalisasi memang menjadi suatu tantangan. Perlu usaha konkrit untuk bisa menjaga jati diri bangsa dari jajahan modernisasi. Tidak hanya untuk kalangan pemuda, tetapi semua warga Indonesia wajib ikut serta mengupayakannya. Banyak upaya yang bisa dilakukan untuk tetap bisa menjaga jati diri bangsa Indonesia, diantaranya adalah:

1.      Tetap menjaga dan melestarikan arsip nilai-nilai perjuangan bangsa Indonesia

Menjaga arsip nilai-nilai perjuangan bangsa Indonesia sangat dibutuhkan, karena dengan adanya arsip, nilai-nilai perjuangan tersebut bisa dijadikan sebagai bukti otentik untuk tetap bisa menjaga dan menyampaikannya kepada generasi mendatang.

2.      Menyampaikannya melalui jaur pendidikan sejak dini

Generasi muda bangsa wajib mempunyai wawasan kebangsaan Indonesia. Merekalah generasi mendatang untuk meneruskan perjuangan para pahlawan. Dengan menyampaikannya di dunia pendidikan sejak dini, akan sangat membantu mereka dalam mengetahui nilai-nilai perjuangan dan keinginan untuk tetap menjaganya. Seperti: memberikan pelajaran tentang sejarah dan pendidikan kewarganegaraan.

3.      Selalu memperingati hari-hari bersejarah bangsa Indonesia

Sekedar tahu saja itu belum ada artinya tanpa disertai dengan tindakan konkrit. Hari-hari bersejarah bangsa Indonesia sangat banyak jika hanya dihafalkan akan sulit. Oleh karena itu dengan terbiasanya melakukan peringatan hari-hari bersejarah bangsa Indonesia akan lebih mudah diingat dengan sendirinya.

4.      Mengaplikasikan nilai-nilai perjuangan serta unsur pembentuk jati diri bangsa ke dalam kehidupan sehari-hari

Dengan mengaplikasikan dalam kehidupan sehari-hari akan memudahkan untuk membentuk karakter seseorang yang sesuai dengan identitas bangsa. Jika nilai-nilai moral warga Negara Indonesia sesuai dengan jati diri bangsa Indonesia, maka jati diri bangsa Indonesia akan semakin kuat dan bermartabat.

B.     Peran Arsip untuk Menjaga Jati Diri Bangsa Indonesia di Era Globalisasi

Bangsa Indonesia saat ini sudah dilanda era globalisasi, di mana dalam era tersebut sudah mengalamai  perubahan kehidupan yang lebih maju dan canggih. Hal itu bisa terlihat dengan pesatnya kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi,  dan kehidupan masyarakatnya sangat tergantung pada teknologi dan informasi. Sehingga mengakibatkan banyak perselisihan dan perebutan kekuasaan antar Negara. Masalah kekuasaan berarti menyangkut perjuangan untuk mempertahankan dan menjaga identitas suatu bangsa. Perjuangan dalam rangka menjaga identitas bangsa dapat berhasil manakala semua komponen bangsa, pemerintah, dan rakyat,  bersama-sama untuk bersatu padu menjaga keutuhan wilayahnya. Di samping itu, juga dibutuhkan penjagaan warisan budaya nasional yang memiliki keuletan dan semangat nasionalisme yang tinggi kepada bangsa dan negaranya. Warisan budaya nasional tentunya dianggap memiliki nilai historis yang dijunjung tinggi karena bermakna penting bagi identitas perjuangan berdirinya suatu bangsa.

Salah satu bukti autentik yang memiliki nilai historis tinggi adalah arsip atau naskah perjuangan. Dalam kehidupan berbangsa dan bernegara, arsip dianggap sebagai bukti identitas dan jati diri bangsa, serta sebagai memori, acuan, dan bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan masyarakat, berbangsa, dan bernegara yang harus dikelola dan dijaga keberadaanya oleh negara.  Sejarah sebuah bangsa patut diketahui oleh semua lapisan masyarakat, supaya mereka tidak terjebak dengan “kekinian” dan tidak mempunyai referensi negatif untuk melangkah ke depan. Dengan arsip pemerintah juga dapat menjamin perlindungan dan kepentingan warga negaranya. Semua itu dapat terwujud, jika keberadaan arsip tersebut dapat terjaga dan tersimpan dengan baik serta dikelola secara profesional.

Peristiwa perjuangan tersebut bisa berupa nama seorang/tokoh atau lembaga pemerintah, yang pasti substansi informasinya harus mengandung bukti sejarah bagi sejarah kehidupannya. Misalnya saja, kita dapat memahami sebuah tulisan yang isinya tentang suatu aspek dari peralihan kekuasaan tahun 1998 dari Presiden Soeharto ke BJ.Habibie. Dari peristiwa itulah kita dapat membandingkan arsip tulisan dari Presiden Soeharto yang diketik oleh Sekretariat Negara. Banyak persepsi yang keliru menganggap Soeharto mengundurkan diri pada bulan Mei 1998. Saat itu Soeharto hanya menulis dengan tulisan tangan, sesuai Pasal 8 UUD 1945, maka Wakil Presiden Republik Indonesia BJ. Habibie yang akan melanjutkan kepemimpinannya dengan sisa waktu jabatan Presiden sesuai Mandataris MPR 1998-2003. Sebagian tulisan Soeharto tertulis bahwa: “Atas bantuan dan dukungan rakyat selama saya memimpin negara dan bangsa Indonesia ini, saya ucapkan terima kasih dan minta maaf bila ada kesalahan dan kekurangannya. Semoga bangsa Indonesia tetap jaya dengan Pancasila dan UUD 1945-nya (Adam, 2010).

Pernyataan tersebut membuktikan bahwa tulisan yang dibuat Soeharto mengandung makna historis tinggi bagi keberlanjutan kepemimpinan dan kekusaan yaitu beliau sebenarnya bukan mengundurkan diri dari jabatannya  sebagai presiden, tetapi menyerahkan tali kekuasaannya pada wakilnya yaitu BJ.Habibie,  dengan alasan-alasan yang bisa dipertanggung-jawabkan kepada rakyat. Kita dapat mengetahui rekaman sejarah di atas kalau ada rekaman sumber. Sumber sejarah ini memiliki 2 jenis yaitu: sumber primer dan sumber sekunder. Sumber Primer adalah kesaksian dari seorang saksi dengan mata kepala sendiri atau dengan panca indra yang lain, atau dengan alat mekanis yang merekam peristiwa yang diceritakan. Sedangkan, sumber sekunder merupakan kesaksian daripada siapa pun yang bukan merupakan saksi yang mengetahui dengan panca indra secara langsung, yakni dari seorang yang tidak hadir pada peristiwa yang diceritakan.

Peristiwa itu sudah menjadi masa lalu, dan sekarang rekaman peristiwa tersebut sudah menjadi arsip yang dalam substansinya memiliki 4 nilai guna historis, yaitu: 1) Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip; 2) Nilai guna hukum yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah; 3) Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/isntansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu; dan 4) Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan lembaga/instansi penciptanya (Hasugian, 2003).

C.    Cara Melestarikan Arsip sebagai Upaya Penyelamatan Jati Diri Bangsa Indonesia “Arsip membantu seseorang memperbaiki ingatan. Arsip menunjukkan kekuatan pribadi pemiliknya. Arsip tidak akan berbohong karena ia tidak bisa membantah dirinya sendiri,” (Pramoedya Ananta Toer). Ungkapan tersebut menunjukkan betapa pentingnya arsip sebagai rekaman informasi (Recorded information) yang merupakan gambaran dari realitas pemilik atau pencipta arsip. Dalam dunia kearsipan dikenal sebagai creating agency baik itu individu maupun organisasi. Dalam konteks penelitian sejarah arsip dikategorikan sebagai sumber primer, disebut demikian karena arsip merupakan pengetahuan tangan pertama (first hand knowledge) dan rekaman sezaman dari suatu kejadian atau peristiwa. Meskipun arsip memiliki substansi yang teramat penting dalam penulisan sejarah, namun di negeri ini tampaknya belum diikuti oleh kesadaran pengelolaan arsip yang baik. Sebagai gambaran umum bisa dilihat dari banyaknya dokumen atau vital Negara yang hilang, sulitnya menemukan bahan arsip untuk penelitian, banyaknya institusi, lembaga, instansi yang tidak memiliki records center, dan masih banyak persoalan yang lain. Oleh karena itu butuh beberapa pengetahuan tentang bagaimana cara melestarikan arsip. Diantaranya adalah:

1.      Meningkatkan kesadaran kearsipan

Ada beberapa alasan mengapa manusia merekam informasi; alasan pribadi, alasan sosial, alasan ekonomi, alasan hukum, alasan simbolis, dan alasan ilmu pengetahuan. Alasan-alasan tersebut pada hakikatnya merupakan sebuah kesadaran bahwa begitu pentingnya nilai informasi bagi segala aspek kehidupan manusia. oleh karena itu untuk dapat memaksimalkan pemanfaatannya, informasi tidak cukup hanya direkam, namun perlu upaya pengelolaan mulai dari penciptaan hingga masa akhir dari pemanfaatan informasi tersebut. Mengelola informasi berarti mengelola arsip karena sesungguhnya yang dimaksud arsip adalah rekaman informasi (recorded information). Di dunia yang semakin komples ini, kegiatan apapun tidak lagi mengandalkan ingatan pelaksana atau pelakunya. Apa yang harus dilakukan adalah mengelola informasi melalui pengelolaan arsipnya. Benar kata pepatah bahwa memory can fail, but what is recorded will remain.

Dengan meningkatkan kesadaran kearsipan berarti mulai menumbuhkan rasa kepedulian terhadap arsip. harapannya, bangsa Indonesia semakin peduli juga terhadap jati diri atau identitas bangsa Indonesia. Sadar akan pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya serta sadar bahwa informasi itu akan sangat dibutuhkan oleh generasi penerus bangsa mendatang.

Sadar akan keterbatasan ingatan manusia, maka kesadaran untuk merekam segala aktivitas dalam wujud arsip dengan segala bentuknya menjadi sebuah keharusan. Apabila aktivitas untuk mendokumentasikan atau mengarsipkan segala aktivitas kehidupan sudah menjadi kesadaran maka kita telah berupaya untuk menghimpun pengetahuan, dan tinggal memanfaatkan himpunan tersebut untuk kemajuan bangsa Indonesia dan peradaban manusia.

2.      Akuisisi Arsip

Akuisisi arsip adalah proses penambahan khasanah kearsipan arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. Kegiatan ini bertujuan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Arsip yang diserahkan dan dilestarikan di lembaga kearsipan sebagai memori kolektif dan jati diri bangsa. Arsip-arsip yang diserahkan ke Arsip Nasional RI merupakan arsip statis yang berskala nasional yang memiliki nilai guna kesejarahan dalam berbagai bentuk dan media yang diterima dari lembaga negara, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, serta perorangan yang berbengaruh terhadap kepentingan nasional.

Akuisisi arsip dilaksanakan berdasarkan peraturan perundangan-undangan dan sesuai dengan kaidah kearsipan. Akuisisi arsip statis dilakukan dengan cara menarik arsip-arsip statis dari pencipta arsip ke lembaga kearsipan atau menerima arsip statis dari pencipta arsip atau pemilik arsip karena kewajibannya menyerahkan arsip statis ke lembaga kearsipan. Kegiatan akuisisi merupakan tahap awal dari pengelolaan arsip statis. Proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan dilakukan melalui kegiatan pendataan, penataan, penilaian, hingga penyerahan arsip statis.

Pendataan arsip merupakan kegiatan penelusuran terhadap arsip yang memiliki nilai guna sejarah yang tercipta di lingkungan pencipta arsip dan pemilik arsip. Kegiatan ini dilakukan guna mengidentifikasi keberadaan arsip beserta Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan daftar arsipnya. Sedangkan proses penilaian arsip adalah kegiatan penilaian terhadap informasi yang terkandung dalam arsip. Penilaian ini merupakan proses penentuan status akhir arsip layak untuk diakuisisi berdasarkan analisis fungsi organisasi pencipta arsip, substansi informasi serta karakteristik fisik arsip dengan memilah arsip yang berketerangan dipermanenkan sesuai Jadwal Retensi Arsip yaitu arsip yang memiliki nilai sejarah. Arsip yang bernilai sejarah adalah arsip yang mempunyai nilai kebuktian (evidential), informational, dan intrinsik sehingga arsip yang layak untuk diakuisisi adalah arsip yang autentik, utuh, dan reliable. Dan akhir dari proses akuisisi adalah penyerahan arsip ke lembaga kearsipan. Arsip yang diakuisisi dalam keadaan teratur dan terdaftar dengan baik sesuai dengan bentuk dan media serta mengacu pada prinsip asal usul dan aturan asli. Penyerahan arsip didokumentasikan dengan berita acara serah terima arsip, daftar arsip yang diserahkan, riwayat arsip, serta fisik arsip. Serah terima arsip diikuti dengan peralihan tanggung jawab pengelolaannya dan pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.

3.      Membutuhkan arsiparis professional

Awalnya arsip itu tercipta dari data, yang kemudian diolah menjadi informasi dan akhirnya diolah menjadi pengetahuan. Sebagai contoh Sistem Statistisk Badan Pusat Statistik (BPS) awalnya berupa data mentah dilapangan, kemudian diolah dan dianalisis hingga menghasilkan informasi yang dapat dipahami oleh semua orang. Karena Informasi ini dianggap penting oleh masyarakat, maka informasi dapat ter-akses dan ter-transfer menjadi pengetahuan bagi masyarakat. Ketersedian data dan informasi yang semakin terbuka tentunya juga akan meningkatkan interaksi dan partisipasi masyarakat dalam pembangunan bangsa. Oleh karena itu, di era globalisasi ini sangat diperlukan seorang tenaga (SDM) untuk mengolah dan menyimpan data dan informasi tersebut secara tepat dan profesional, dan hal ini dapat dilakukan oleh tenaga kearsiapan atau biasa yang disebut dengan arsiparis.

Terkait dengan tugas dan tanggung jawabnya, seorang arsiparis haruslah bersikap profesional, bisa mandiri, siap, matang, dan siaga (Sudarijanto,1989). Di samping itu, seorang arsiparis harus memiliki kepribadian, disiplin pribadi yang kuat, memiliki komitmen, pandai memanfaatkan peluang, motivasi tinggi, berpartisipasi aktif, dan berwawasan jauh ke depan. Selain itu, dalam upaya memantapkan arsiparis agar benar-benar profesional di bidangnya, maka perlu ada pembangunan kualitas SDM (arsiparis) dengan cara menyelenggarakan sistem Informasi Manajemen (SIM) Kearsipan yang terorganisasi dengan baik, tujuannya agar melahirkan seorang arsiparis yang inovatif, kreatif, dan produktif, yang diikuti dengan semangat/etos kerja yang tinggi.

Selain harus profesional, arsiparis dituntut juga untuk memiliki kesabaran yang tinggi dalam melaksanakan tugas-tugas kearsipan. Seorang arsiparis harus mampu melaksanakan profesinya dengan semangat integritas yang tinggi dan penuh tanggung jawab sebagai pengelola informasi, penjaga, dan pemelihara warisan budaya nasional guna kepentingan generasi sekarang dan masa yang akan datang. Dalam melaksanakan profesinya, arsiparis harus bekerja tanpa diskriminiasi dalam berbagai bentuk manifestinya, dengan penuh kearifan dapat mengelola dan mendayagunakan informasi arsip untuk kepentingan nasional.

Mengingat arti pentingnya  arsip  bagi organisasi/lembaga, Pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan dikeluarkannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang Kearsipan Nasional. Dalam posisi inilah, seorang arsiparis memiliki peran yang strategis untuk melestarikan  dan menjaga nilai dari setiap dokumen arsip yang masih ada, sehingga informasi yang terkandung di dalam arsip dapat tersimpan dan terjaga dengan baik, istilah lainnya disebut “arsip terjaga” , yaitu arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya (UU No. 43/2009).

4.      Preservasi arsip

Kegiatan preservasi arsip merupakan kegiatan yang berupaya untuk memperpanjang usia arsip. Arsip dilindungi dan dijauhkan dari kerusakan yang bisa membahayakan keselamatan arsip. Sehingga informasi yang terkandung di dalamnya akan selalu terjaga dan dapat dimanfaatkan. Aktivitas-aktivitas preservasi arsip kebanyakan adalah berupa kegiatan menduplikasi bahan-bahan yang tidak stabil, menempatkan di tempat yang aman, mengkopi bahan-bahan yang potensial terhadap kerentanan ke suatu format yang lebih stabil seperti dimikrofilmkan atau didigitalisasikan, membuat program control terhadap hama perusak, dan menyiapkan rencana pemulihan bencana yang memasukkan rencana-rencana untuk kesiapan dan respon terhadap terjadinya bencana.

Pada dasarnya preservasi arsip dapat dilakukan dengan berbagai metode, diantaranya adalah laminasi, enkapsulasi, restorasi, duplikasi, digitalisasi, publikasi online, dan penyimpanan dalam berbagai media. Laminasi merupakan suatu metode perbaikan arsip yang berbahan dasar kertas dengan cara melapisi dokumen dengan satu atau dua lembar bahan penguat. Sementara itu enkapsulasi adalah metode perbaikan arsip dengan menggunakan bahan pelindung berupa plastik polyester untuk menghindari kerusakan yang bersifat fisik. Langkah-langkah laminasi arsip adalah: pemotretan (untuk mengetahui kondisi arsip), penomoran per lembar agar mudah disusun kembali, pembersihan dengan tisu atau kuas, diasidifikasi (pembebasan asam dengan larutan MgCO3/ Magnesium Carbonat); laminasi dengan tisu Jepang disertai dengan Sizing (pengeleman) dengan Metyl Cellulose; pengeringan selama 24 jam; pengepresan; cutting; dan penataan kembali. Sementara itu langkah-langkah enkapsulasi adalah: diasidifikasi (pembebasan asam), pengeringan, enkapsulasi dengan plastic polyester; dan cutting.